Algemene voorwaarden

Ondernemingsgegevens

Zofie – Sophie de Brabander
Stationsstraat 66
9850 Landegem
E-mailadres: hallo@zofie.be
Telefoonnummer: 0479 90 48 39 (Geen telefonisch support)
Ondernemingsnummer: BE 0801.719.747

Zofie biedt geen telefonische support. Alle communicatie – vragen, opvolging, klachten en meldingen – verloopt via e-mail (hallo@zofie.be) of het contactformulier op de website. Zo kan elk bericht rustig worden gelezen en doordacht beantwoord. Waar deze voorwaarden een schriftelijke melding of protest vereisen, geldt e-mail als geldig schriftelijk kanaal.

Artikel 1. Toepassing algemene voorwaarden

1.1. Deze algemene voorwaarden gelden op alle aanbiedingen van en overeenkomsten met Zofie, niettegenstaande strijdige bepalingen vermeld op documenten van de klant. Door het plaatsen van een bestelling erkent de klant deze algemene voorwaarden te aanvaarden.

1.2. Deze voorwaarden zijn opgesteld voor overeenkomsten tussen ondernemingen (B2B). Sluit Zofie een overeenkomst met een consument, dan gelden aanvullend de dwingende bepalingen van consumentenbescherming, die in dat geval voorrang hebben op strijdige bepalingen in deze voorwaarden.

1.3. Zofie levert diensten op het vlak van webontwikkeling en aanverwante digitale dienstverlening (o.a. ontwerp, bouw, onderhoud en advies van en over websites en webapplicaties).

Artikel 2. Aanbiedingen en offertes – totstandkoming overeenkomst

2.1. Alle aanbiedingen en offertes van Zofie zijn vrijblijvend tot op het ogenblik van de aanvaarding door de klant. De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte ongewijzigd binnen de acht dagen voor akkoord bevestigt (schriftelijk of per e-mail) en terugzendt aan Zofie. Elke bestelling of orderbevestiging door de klant verbindt de klant. De overeenkomst vervangt alle eerder gemaakte schriftelijke en/of mondelinge afspraken.

2.2. Na goedkeuring van de offerte wordt een voorschot van 30% van het overeengekomen totaalbedrag gefactureerd. Dit voorschot dient vóór aanvang van de werkzaamheden te worden betaald. De werkzaamheden vangen aan na ontvangst van het voorschot en van de door de klant aan te leveren informatie en materialen.

Artikel 3. Annulering van de bestelling

3.1. De klant kan een bestelling annuleren zolang Zofie de werkzaamheden nog niet heeft aangevat, mits betaling van een schadevergoeding van 30% van de overeengekomen prijs, met een minimum van 500 EUR.

3.2. Annuleert de klant nadat de werkzaamheden zijn aangevat, dan is de klant het reeds gepresteerde werk verschuldigd tegen het overeengekomen tarief, vermeerderd met een schadevergoeding van 30% op het resterende, nog niet uitgevoerde deel van de opdracht.

Artikel 4. Verplichtingen van de klant

4.1. De klant bezorgt tijdig alle informatie, teksten, beelden, logo’s, toegangen en materialen die Zofie nodig heeft om de opdracht uit te voeren. De klant staat in voor de juistheid en volledigheid ervan.

4.2. De klant garandeert dat hij over de nodige rechten beschikt op alle aangeleverde materialen (teksten, beelden, logo’s, lettertypes, enz.) en vrijwaart Zofie tegen aanspraken van derden hieromtrent.

4.3. Blijft de klant in gebreke om (tijdig) input te leveren of proeven te aanvaarden, dan worden de overeengekomen termijnen verlengd en kan Zofie de daaruit voortvloeiende meerkosten aanrekenen.

Artikel 5. Levering en oplevering

5.1. Een opgegeven leveringsdatum geldt als aanwijzing en bindt Zofie niet. Een redelijke vertraging geeft de klant geen recht op schadevergoeding, prijsvermindering of ontbinding van de overeenkomst.

5.2. Zijn partijen uitdrukkelijk een bindende leveringstermijn overeengekomen, dan wordt deze termijn verlengd wanneer de klant in gebreke blijft om (tijdig) informatie, documenten, originelen of beelden te bezorgen, om proeven (tijdig) te aanvaarden, of wanneer de klant bijkomende bestellingen of wijzigingen plaatst.

5.3. Aanvaarding. De opgeleverde dienst geldt als aanvaard wanneer de klant deze schriftelijk goedkeurt, of bij gebreke aan gemotiveerd schriftelijk protest binnen de acht dagen na oplevering. Ingebruikname van de website of webapplicatie door de klant geldt eveneens als aanvaarding.

Artikel 6. Wijzigingen en meerwerk

6.1. De offerte omvat het aantal correctie- of revisierondes dat er uitdrukkelijk in vermeld staat. Is niets vermeld, dan zijn twee (2) revisierondes inbegrepen.

6.2. Werk dat buiten de oorspronkelijke opdracht valt – waaronder bijkomende revisies, uitbreidingen van de scope, of wijzigingen na goedkeuring – wordt als meerwerk beschouwd en aangerekend tegen het geldende uurtarief van Zofie, na voorafgaand akkoord van de klant.

Artikel 7. Betalingsmodaliteiten

7.1. Bij elke bestelling betaalt de klant een voorschot van 30% van het totaalbedrag, met een minimum van 500 EUR, tenzij anders vermeld in de offerte. Het resterende bedrag wordt gefactureerd bij oplevering en is betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum. Bij grotere opdrachten kan in de offerte een betaling in schijven (per fase) worden afgesproken.

7.2. Alle facturen zijn betaalbaar op hun vervaldag door overschrijving op het rekeningnummer van Zofie. Elke betaling wordt eerst aangerekend op de verschuldigde intresten en kosten, en vervolgens op de oudste vervallen factuur. Toegestane kortingen vervallen bij het niet respecteren van deze verkoopvoorwaarden.

7.3. Bij laattijdige betaling door een onderneming (B2B): blijft de klant in gebreke na een eerste herinnering met een betaaltermijn van minstens 8 dagen, dan is van rechtswege en zonder verdere ingebrekestelling verschuldigd:

• een nalatigheidsintrest van 12% per jaar, vanaf de datum van de herinnering tot volledige betaling;
• een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag, met een minimum van 125 EUR;
• een forfaitaire vergoeding van 40 EUR voor invorderingskosten, onverminderd het recht van Zofie om hogere werkelijk gemaakte invorderingskosten aan te tonen en aan te rekenen.

Daarnaast rekent Zofie voor elke herinnering of aanmaning die zij verstuurt een administratiekost van 7,50 EUR aan, ongeacht het gebruikte kanaal (e-mail, brief of ander). Elke vertraging maakt bovendien alle openstaande sommen ineens opeisbaar. Zofie kan de verdere uitvoering van haar verbintenissen opschorten tot de vervallen facturen zijn betaald.

7.4. Bij laattijdige betaling door een consument: Zofie stuurt eerst een kosteloze eerste herinnering met een betaaltermijn van minstens 14 kalenderdagen. Pas na het verstrijken van die termijn zijn de wettelijk toegelaten nalatigheidsintresten en een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd, berekend binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving (Boek XIX WER). Voor elke herinnering die na de eerste kosteloze herinnering wordt verstuurd, rekent Zofie een herinneringskost van 7,50 EUR aan, te vermeerderen met de op het ogenblik van verzending geldende verzendkosten, ongeacht het gebruikte kanaal, en dit binnen de grenzen van Boek XIX WER.

7.5. Wederkerigheid. Blijft Zofie in gebreke om een terugbetaling of een aan de klant verschuldigd bedrag te voldoen, dan heeft de klant onder dezelfde voorwaarden recht op een gelijkwaardige nalatigheidsintrest en forfaitaire schadevergoeding.

Artikel 8. Klachten – protest van de factuur

8.1. Klachten over de geleverde diensten dienen schriftelijk en gemotiveerd aan Zofie te worden bezorgd binnen de acht dagen na levering. Protest tegen een factuur dient schriftelijk en gemotiveerd te gebeuren binnen de acht dagen na factuurdatum. Bij gebreke aan tijdig protest gelden de diensten en facturen als definitief aanvaard en is betaling verschuldigd.

Artikel 9. Garantie na oplevering

9.1. Zofie herstelt gedurende 30 dagen na oplevering kosteloos gebreken (bugs) die te wijten zijn aan een fout van Zofie en die de correcte werking van de opgeleverde dienst verhinderen, voor zover deze schriftelijk en gemotiveerd worden gemeld binnen die termijn.

9.2. Deze garantie geldt niet voor gebreken die het gevolg zijn van wijzigingen door de klant of derden, verkeerd gebruik, updates van software of hosting van derden, of onvoldoende of foutieve input door de klant. Onderhoud en herstellingen buiten deze garantie worden aangerekend tegen het geldende uurtarief.

Artikel 10. Aansprakelijkheid

10.1. Zofie verbindt zich ertoe alle diensten met zorg uit te voeren. Alle prestaties van Zofie zijn middelenverbintenissen. Zofie is niet aansprakelijk voor fouten in de uitvoering die te wijten zijn aan onvoldoende of verkeerde input door de klant.

10.2. Zofie is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade of gevolgschade, zoals verlies van verwachte winst, daling van omzet, verhoogde operationele kosten of verlies van cliënteel, die de klant of derden zouden lijden.

10.3. De aansprakelijkheid van Zofie met betrekking tot de geleverde diensten is beperkt tot, naar keuze van Zofie, ofwel de terugbetaling van de door de klant betaalde prijs, ofwel het opnieuw uitvoeren van de betrokken diensten. De totale aansprakelijkheid van Zofie zal nooit meer bedragen dan het bedrag dat de klant voor de betrokken diensten aan Zofie heeft betaald. Deze beperkingen gelden niet in geval van bedrog, opzettelijke fout of zware fout van Zofie, noch bij schade aan leven of fysieke integriteit.

10.4. Wat diensten van derde leveranciers betreft (o.a. hosting, domeinregistratie, plugins, betaalproviders), aanvaardt Zofie geen aansprakelijkheid die verder gaat dan wat die derde leveranciers voor hun producten of diensten aanvaarden.

Artikel 11. Techniek, hosting en gegevensbeveiliging

11.1. De feilloze werking van software, websites en webapplicaties kan nooit volledig worden gegarandeerd, zowel wegens externe factoren (technische storingen, stopzetting of wijziging van platformen of diensten van derden, stroomuitval, enz.) als wegens factoren eigen aan de computerconfiguratie (defecten, netwerkstoringen, onontdekte fouten in systeem- en toepassingssoftware, enz.), zodat onder meer onverwacht verlies van gegevens kan optreden.

11.2. De klant is verantwoordelijk voor het voorzien van aangepaste mechanismen voor de beveiliging, de bewaring en het herstel (back-ups) van zijn gegevens, tenzij dit uitdrukkelijk als dienst is opgenomen in de offerte.

11.3. Hosting, domeinnamen, licenties en andere diensten van derden worden, tenzij anders overeengekomen, op naam en voor rekening van de klant afgenomen. De bijhorende kosten zijn ten laste van de klant.

11.4. Verzorgt of factureert Zofie hosting, domeinnamen of daaraan verbonden diensten voor de klant, dan moeten de betrokken facturen tijdig en uiterlijk op de vervaldag worden betaald. Blijft betaling uit, dan mag Zofie deze diensten opschorten of afsluiten. Daardoor kunnen de website en e-maildiensten tijdelijk onbereikbaar worden en kan een domeinnaam die niet tijdig wordt verlengd of betaald, verloren gaan of door een derde worden geregistreerd. Zofie is niet aansprakelijk voor schade die uit een dergelijke opschorting, afsluiting of verlies voortvloeit. De diensten worden opnieuw geactiveerd nadat alle openstaande bedragen volledig zijn betaald, voor zover heractivatie technisch nog mogelijk is.

Artikel 12. Intellectuele eigendomsrechten

12.1. Onder intellectuele eigendomsrechten wordt verstaan: alle intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten (al dan niet geregistreerd), met inbegrip van maar niet beperkt tot auteursrechten, naburige rechten, merken, handelsnamen, logo’s, tekeningen, modellen, octrooien, domeinnamen, know-how, alsook rechten op databanken en computerprogramma’s.

12.2. Overdracht na volledige betaling. Na volledige betaling van alle verschuldigde bedragen verkrijgt de klant het recht om de specifiek voor hem ontwikkelde website of webapplicatie te gebruiken voor het overeengekomen doel. De overdracht of licentie heeft enkel betrekking op de maatwerkonderdelen die specifiek voor de klant zijn gemaakt.

12.3. Wat Zofie behoudt. Zofie behoudt alle rechten op haar eigen kennis, methodes, frameworks, bibliotheken, herbruikbare componenten, broncode-elementen en tools die zij inzet bij de opdracht. Zofie mag deze onbeperkt hergebruiken voor andere opdrachten.

12.4. Rechten van derden. Op onderdelen van derden (o.a. open-source componenten, plugins, thema’s, lettertypes, stockbeelden) gelden de licentievoorwaarden van die derden. De klant is verantwoordelijk voor de naleving daarvan.

12.5. Zolang de klant niet volledig heeft betaald, blijven alle geleverde materialen en werken eigendom van Zofie en verkrijgt de klant er geen gebruiksrecht op.

Artikel 13. Gegevensverwerking (GDPR)

13.1. Verwerkt Zofie in het kader van de opdracht persoonsgegevens namens de klant, dan handelt Zofie als verwerker en de klant als verwerkingsverantwoordelijke. Partijen sluiten hiervoor desgevallend een afzonderlijke verwerkersovereenkomst die de aard, het doel en de duur van de verwerking, alsook de beveiligingsmaatregelen, vastlegt, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Artikel 14. Geheimhouding

14.1. Partijen verbinden zich ertoe de commerciële en technische informatie en de bedrijfsgeheimen die zij van de andere partij vernemen, ook na de beëindiging van de overeenkomst, geheim te houden en enkel te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst.

Artikel 15. Referentie

15.1. De klant gaat ermee akkoord dat de door Zofie voor de klant ontwikkelde dienst wordt opgenomen in het referentieportfolio van Zofie en op haar website, tenzij de klant hier voorafgaand en schriftelijk bezwaar tegen maakt.

Artikel 16. Overmacht

16.1. Overmachtsituaties (zoals stakingen, publieke onrust, administratieve maatregelen, uitval van diensten van derden en andere onvoorziene gebeurtenissen buiten de controle van Zofie) bevrijden Zofie, voor de duur en de draagwijdte van de hinder, van haar verbintenissen, zonder recht op prijsvermindering of schadevergoeding voor de klant.

Artikel 17. Toepasselijk recht – bevoegde rechtbank

17.1. Op de overeenkomsten van Zofie is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil over het sluiten, de geldigheid, de uitvoering en/of de beëindiging van de overeenkomst wordt beslecht door de bevoegde rechtbank van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent. Betreft het een geschil met een consument, dan geldt de wettelijk voorziene bevoegdheidsverdeling.